浙江临床医学2007年8月第9卷第8期?1151?浅议医疗机构电子文件归档的管理陈晓华　电子文件作为电子政务最重要的资源形式,随着国家档案局2003年第6号令《电子公文归档管理暂行办法》的颁布,其重要性也日益彰显。但由于各种原因,医院的电子[1]文件归档目前仍存在一些亟待研究和解决的问题。1电子文件归档管理存在的问题目前,医疗机构电子文件归档管理滞后于医院的数字化建设步伐,主要表现在三个方面:(1)档案信息化的认识落后:电子信息时代,相当多的档案工作者电子信息归档意识淡薄,热衰于熟门熟路的手工操作,按部就班地开展传统的档案管理,缺乏信息化紧迫感,处于滞后的被动地位;(2)档案信息化的设备条件落后:由于受传统档案管理模式的影响,一些医院的档案室在医院中心工作中处于相当边缘化地位,办公自动化、网络化、信息化的设备条件相对较差,相关技术人才相应缺乏,在信息化建设工程中,档案工作者一方面缺乏电子文件归档管理的基本条件,另一方面也缺乏主动介入的超前管理意识;(3)档案信息化建设没有纳入医院信息化建设总体规划:不少医院,信息化建设总体规划没有考虑档案的电子化建设。2目前电子文件归档方式及局限性随着信息化工作的不断普及,一些医院已开始摸索文件的电子化归档管理工作,归纳起来,大致有几种方式:(1)转换介质法:就是将电子信息打印出来,按照传统的立卷归档方式归档,很多档案室迄今一直采用这种方式,优点是不会出现大的失误,但随着信息化工作的深入及人们对档案利用率的提高,这种单一的归档模式正日益受到冲击;(2)脱机存储法:就是将电子信息存储在软盘、光盘上,将硬盘、其按档案实物保管,这种归档方式,在进行查阅时首先需要安装各类背景环境,然后才能浏览其内容,存在存储的内容中背景信息多,而档案资料少的缺陷;(3)数字介质目录管理法:就是将磁盘、光盘当作档案实体进行分类、编目、入库、上架,摘录其档号、题名、关键词、归档时间等档案原数据,并编目成册,以供查询、借阅,有条件的还将目录信息采用计算机的单机、局域网、专网等方式管理起来,可以通过查询档案目录信息而了解档案资源的概况[2],这种归档方式的不足之处是查阅档案全文信息时必须亲自到档案室按照管理规定方能利用。3加快电子文件归档管理的对策311加强责任感,克服电子文件归档工作滞后的弊端针对当前电子文件归档管理滞后于医院信息化建设,提出以下几点意见:第一,档案工作者应增强档案信息化建设的责任感和紧迫感;第二,电子文件归档管理应纳入医院信息化建设的总体规划,同步建设、同步发展,档案部门应主动争作者单位:浙江省人民医院取,与医院数字化建设同步开展电子文件归档管理工作;第三,积极进取,创造条件,抓住当前档案信息化建设难得的历史机遇,力争尽快完成数字档案室的建设,跃上一个新的台阶。312档案部门应实施电子文件归档管理的前端业务指导针对医院多职能部门的电子信息并行、多类信息格式共生、电子文件归档困难的特点,提出以下几点意见:第一,将电子文件归档管理纳入医院信息化建设的高度来开展,医院各职能部门对电子信息的规范化管理是保证电子文件归档后形成真实、、完整有效地数字档案的前提,而电子文件的系统依赖性又决定其管理必须依附于系统环境,加之电子文件归档过程中的的完整性保证、可读性验证,以及归档后脱离现行业务系统的管理与利用更是一个复杂的信息交换与格式转换过程,涉及诸多信息技术知识和管理学内容,涉及多方面的标准、规范和方法,单靠档案部门的努力很难实现;第二,档案工作者在电子文件归档管理过程中应主动超前介入,档案管理部门应实施归档管理的前端业务指导[3]。在电子文件归档过程中,档案人员如不关注文件类型、阅读形式和电子文件形成过程的责任链信息,收到的电子档案就很难保证其真实、、完整有效和可读性,因此,档案工作者必须提高素质,切实加强理论研究。313实施电子文件目录全文关联归档方式针对目前医院现行多种电子信息档案方式的各种局限性,提出电子文件目录全文关联归档的建议。所谓目录全文关联归档,就是将电子信息分门别类,整理成方便检索的目录信息,并将电子原文与电子目录进行关联挂接,对电子信息的目录与电子信息的全文进行捆绑。该方式的优点主要表现在能立足于档案利用者的需求,充分体现以客户为中心的现代管理理念,方便可行。同时,在某些客户需查看各类综合档案信息时,可采取“电子信息背景应用环境”自动下载,并列出装载方法,以满足那些需查阅本机上没有安装运行环境的电子档案信息查档者的需求。综上所述,随着电子技术的迅猛发展,医疗机构的档案管理亦步入电子文件时代。使电子文件的生成、立收集、归档鉴定整理、卷、、、检索、提供利用等工作能在计算机上直接完成,既提高了效率,方便了利用,又节约了人力物力。但安全可靠、便捷高效的电子文件归档管理系统的建立并不能一蹴而就,需要档案工作者开拓创新,不断摸索,钻研、使之日臻完善。参考文献1浙江省档案局.档案工作重要文件选编,2006.228～229.2钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素.档案学通讯,2006,6:66～67.3浙江省档案局.档案管理培训教程,